O Coaching na Gestão de Projetos – Parte III
Costumo afirmar que, dentre as atividades do gestor de projeto, a condução de reuniões, seja com o grupo de trabalho, seja em apresentações para os stakeholders, é a que mais consome energia e requer habilidades especiais.
Neste texto, compartilho algumas técnicas do coaching que fazem grande diferença nesses momentos, melhorando a conexão entre as pessoas, e trazendo mais assertividade às discussões e entregas do projeto.
A primeira delas é conhecida como a técnica da permissão. É normal, e até saudável, que as discussões em reuniões de projeto sejam acaloradas e, muitas vezes, tenhamos que firmar posições e debater ideias, ora concordando, ora discordando das mesmas. Não raro, as pessoas confundem algumas mensagens, e consideram como pessoais o que não passa de críticas a determinado tema. A citada técnica consiste em, de forma antecipada à determinadas falas, pedir ao grupo ou a certo interlocutor que fique com a intenção positiva que existe por trás do que será falado, e que não seja entendido como um ataque pessoal. Ainda, pode-se propor que sintam-se à vontade para substituir palavras ditas por outras que façam mais sentido ao caso específico. Essas afirmações/permissões, quando feitas com sinceridade e respeito, geram um ambiente mais harmônico e aberto ao compartilhamento de crenças, ideias e vulnerabilidades. Sua característica principal é incentivar as pessoas a focar apenas no que cada situação possa trazer de bom e positivo. Atenção: quanto mais energia positiva doamos ao universo, mais energia positiva dele recebemos!
Outra técnica que julgo fundamental para o desenvolvimento de grupos de alta performance é a escuta ativa ou escuta na essência. Quantas vezes nos encontramos em reuniões nas quais enquanto uma pessoa fala outras estão consultando e-mail, respondendo whatsapp, etc. E o que dizer daqueles que demonstram (fisicamente!) estarem atentos à fala de alguém, mas na verdade só estão “escutando” com a intenção de imediatamente responder ao que está sendo dito. Escutar na essência significa ouvir o que está sendo dito e o que está nas entrelinhas. É ouvir com o objetivo de realmente compreender o discurso e o porquê do mesmo. É suspender qualquer tipo de julgamento ou suposição e estar integralmente disponível para, ao final, criar sinergia, na qual o todo é maior que a soma das partes.
Por fim, e dirigida especialmente para reuniões de apresentação do projeto a stakeholders, tais como superiores hierárquicos, membros de conselhos de administração, clientes externos, a técnica das perguntas poderosas é de grande valia para que o GP garanta uma reunião assertiva, ou, identifique pontos de melhoria para um próximo encontro. Perguntas poderosas caracterizam-se por estimular a ação, gerar opções, criar comprometimento e propiciar autoconhecimento. Nessa linha, é importante alinhar expectativas e a dinâmica a ser utilizada, o que pode ser obtido com perguntas do tipo:
“-Para vocês, qual é o tempo de duração ideal para esta apresentação?”
“- Faz sentido para vocês deixarmos os comentários para o final da apresentação?”
Já para o final de apresentações, em especial quando percebemos que não fomos ouvidos na essência ou não conseguimos passar a mensagem pretendida, podemos usar o seguinte:
-“Qual seria o modelo ideal para essa apresentação, de forma a sermos mais assertivos em uma próxima oportunidade?”
Participamos de diversos grupos, e a cada encontro de pessoas lidamos com características e perfis de comportamento diferentes. Acredito que quanto mais conhecermos a nós mesmos e reconhecermos as características de nossos pares, mais resultados positivos serão a consequência dessas relações. Mas esse é um assunto para o próximo texto.
Até lá!
Marco Gomes
