O Coaching na Gestão de Projetos – Parte V
Para finalizar essa série de textos sobre as contribuições do coaching na gestão de projetos, apresento a ferramenta chamada de Tríade de Tempo, tendo em mente o desafio que todo GP enfrenta em relação a prazos e cronogramas em geral.
Todos os dias somos contemplados (todos nós!) com 24 horas novinhas, para gastarmos como bem entendermos. É como se fosse uma conta corrente que a cada dia recebe o mesmo depósito! Entretanto, não raro pegamo-nos reclamando que não há tempo suficiente para realizar as tarefas e atividades que desejamos e com as quais nos comprometemos. Mas será que é falta de tempo ou falhamos na sua alocação?
A Tríade do Tempo nos ajuda a identificar como estamos usando o nosso tempo, dividindo-o em atividades Importantes, Urgentes e Circunstanciais. Dessa forma, temos que importantes são aquelas ações que têm o poder de gerar resultados alinhados aos nossos objetivos, e, normalmente, são ou podem ser planejadas com antecipação. Urgentes são as ações que, por serem importantes, precisam ser realizadas em um curto espaço de tempo, ou mesmo já está com o prazo vencido. Por sua vez, as ações circunstanciais são aquelas que não geram resultados alinhados aos nossos objetivos, e podem ser realizadas em outro momento ou mesmo não realizadas.
Um exemplo que gosto de utilizar é o check up médico. Acredito que para todos nós a saúde é algo muito importante, e, portanto, realizar um acompanhamento periódico também o é. Ainda, é uma ação que pode ser planejada com antecedência. Entretanto, ao negligenciarmos a sua realização, adiando-a sistematicamente, estamos correndo sério risco de que ir ao médico pode tornar-se algo urgente!
Trazendo para o contexto da gestão de projetos, quantas vezes ocupamos o tempo da equipe com atividades que não geram resultados? Ou mesmo dedicamos muito tempo para atender a atividades que tornaram-se urgentes por falta de planejamento prévio?
Autores que tratam do tema costumam apontar que uma boa divisão seria dedicarmos 70% do nosso tempo com atividades importantes, 20% reservado para as urgentes, e 10% dedicado às circunstanciais. Em que pese essa orientação, defendo que ganhamos o jogo quando tratamos de definir o que vamos considerar em cada “espaço”, e, a partir disso, garantir os tempos adequados aos mesmos.
Sendo assim, acredito que o GP pode e deve utilizar essa ferramenta para acordar com a equipe de projeto o que será considerado importante, urgente e circunstancial, e definir juntos qual a parcela de tempo reservada a cada um desses três grupos, e, com isso, promover uma utilização assertiva e eficiente desse que é um dos principais recursos, ora abundante, ora escasso, que é o TEMPO!
Marco Gomes
